Vai elektroniskais paraksts ir spēkā darba līgumos?

Darba piedāvājumi, darba līgumi, konfidencialitātes vienošanās, apliecinājumi par iepazīšanos ar politikām, līgumi ar pašnodarbinātajiem — gandrīz visu to var parakstīt elektroniski, un lielākā daļa jau tā tiek parakstīta. Jautājumu tomēr ir vērts uzdot uzmanīgi, jo personāla dokumentiem ir divas iezīmes, kas tos atšķir no vienreizēja komerclīguma: viena federāla veidlapa dzīvo pēc saviem noteikumiem, un šos dokumentus mēdz pārlasīt gadus vēlāk, strīdā, cilvēks, kurš meklē iemeslu tos neatzīt.

Īsā atbilde un no kurienes tā nāk

ESIGN Act 15 U.S.C. § 7001(a) nosaka, ka parakstam, līgumam vai ierakstam, kas attiecas uz darījumu starpštatu vai ārējā tirdzniecībā:

“nedrīkst liegt juridisko spēku, spēkā esamību vai izpildāmību tikai tāpēc, ka tas ir elektroniskā formā.”

Šis vispārīgais noteikums darbojas, ja vien dokuments neietilpst § 7003 izņēmumu sarakstā. Saraksts ir īss un konkrēts. Punkts (a) izslēdz normas par testamentiem, kodicilliem un testamentārajiem trastiem; štatu tiesības par adopciju, laulības šķiršanu un citiem ģimenes tiesību jautājumiem; un Uniform Commercial Code, izņemot 1-107. un 1-206. sadaļu un 2. un 2A pantu. Punkts (b) izslēdz tiesas rīkojumus, paziņojumus un oficiālus tiesas dokumentus, īsu paziņojumu sarakstu — par komunālo pakalpojumu pārtraukšanu, par saistību neizpildi un piespiedu izpildi attiecībā uz pamata mājokli, par veselības vai dzīvības apdrošināšanas izbeigšanu, par produktu atsaukšanu — un dokumentus, kuriem jāpavada bīstamas kravas.

Darba līgumu šajā sarakstā nav. Tāpat kā darba piedāvājumu, konfidencialitātes vienošanos, konkurences ierobežojumu, šķīrējtiesas vienošanos vai politiku apliecinājumu. Nekas ESIGN Act neizceļ darba attiecības.

Štatu līmenī to pašu dara Uniform Electronic Transactions Act (UETA), kas pieņemts gandrīz visur; Ņujorka paļaujas uz savu Electronic Signatures and Records Act. Kā abi līmeņi saskaņojas, aplūkojam rakstā Vai elektroniskie paraksti ir juridiski saistoši?

Izņēmums, kam ir nozīme: veidlapa I-9

Veidlapa I-9 nav līgums. Tā ir federāla nodarbinātības tiesību pārbaudes veidlapa, un uz to neattiecas ESIGN vispārīgais noteikums: tai ir savs režīms imigrācijas regulējumā — 8 CFR 274a.2.

Ja I-9 aizpildāt vai glabājat elektroniski, šī norma nosaka standartus vairākos punktos:

• (e) — kontroles, kas nodrošina izveides vai glabāšanas sistēmas integritāti, precizitāti un uzticamību, aizsardzību pret nesankcionētu vai nejaušu grozīšanu un dzēšanu, indeksēšanu un atrašanu, kā arī spēju izgatavot salasāmas papīra kopijas.
• (f) — biznesa procesu dokumentāciju, tostarp revīzijas takas, elektroniski aizpildītām vai glabātām veidlapām.
• (g) — ierakstu drošības programmu: kontrolētu personāla piekļuvi, dublēšanu un atjaunošanu, apmācību un pastāvīgu piekļuves un izmaiņu fiksāciju.
• (h) — standartus darbinieka elektroniskā paraksta fiksēšanai apliecinājumā, tostarp identitātes pārbaudi un apstiprinājumu par to, kas tiek apliecināts.
• (i) — standartus darba devēja vai tā pārstāvja elektroniskajam parakstam.

Praktiskās sekas: “mūsu rīks atbilst ESIGN Act” nav tas pats apgalvojums, kas “mūsu I-9 process atbilst 8 CFR 274a.2”. Tās ir dažādas prasības no dažādām tiesību jomām. Ja plānojat I-9 laist caur parakstīšanas rīku, salīdziniet tieši ar šo normu, nevis paļaujieties uz elektroniskā paraksta vispārīgo spēkā esamību.

Par ko strīdas patiesībā

Praksē strīdi par elektroniski parakstītiem personāla dokumentiem gandrīz nekad nav par to, vai elektroniskais paraksts ir spēkā. Tas ir atrisināts. Strīds gandrīz vienmēr ir par attiecināšanu: vai tieši šī persona parakstīja tieši šo dokumentu.

Tā ir cita problēma, un tā ir pierādīšanas problēma. Darba tiesībās tā spiež stiprāk nekā citur vienkārša iemesla dēļ: šie dokumenti parādās vēlu. Šķīrējtiesas vienošanās, ierobežojoša klauzula vai apliecinājums par rokasgrāmatu var netikt atvērts gadiem, un līdz tam cilvēks, kurš vadīja parakstīšanu, bieži jau ir aizgājis, bet atmiņa neko nav vērta.

Uz jautājumu atbild ieraksts ap parakstu: kas parakstīja, no kurienes, kad, kas viņam tika parādīts un vai fails kopš tā laika ir mainījies. Mūsu ceļvedis par to, kas padara elektronisko parakstu juridiski saistošu, izklāsta pamatprasības; īsumā: spēks nāk no likuma, bet pierādāmība — no revīzijas takas.

Divi ieradumi, kas neko nemaksā un vēlāk palīdz:

1. Saglabājiet pabeigto failu, nevis tikai atzīmi, ka parakstīts. Rindiņa “parakstīts” personāla sistēmā nav dokuments.
2. Saglabājiet taku kopā ar to. Laika zīmogi, IP un secība, ko parakstītājs redzēja, pārvērš “mēs domājam, ka viņš parakstīja” par kaut ko parādāmu.

Kādus personāla dokumentus tas parasti aptver

Parasta elektroniska parakstīšana bez ESIGN izņēmumiem:

• Darba piedāvājumi un darba līgumi
• Konfidencialitātes un izgudrojumu nodošanas vienošanās
• Ierobežojošas klauzulas, ciktāl tās pēc būtības ir spēkā saskaņā ar štata tiesībām
• Šķīrējtiesas vienošanās
• Apliecinājumi par rokasgrāmatām un politikām
• Līgumi ar pašnodarbinātajiem un konsultantiem
• Izdevumu, aprīkojuma un attālinātā darba politikas

Ievērojiet atrunu par ierobežojošajām klauzulām: vai konkurences aizlieguma klauzula ir izpildāma, ir štata tiesību jautājums par klauzulas saturu, un tam nav sakara ar parakstīšanas veidu. Elektroniska parakstīšana te ne palīdz, ne kaitē.

Kur iederas Signatura

Signatura ir veidota tieši šādam dokumentu veidam: vienošanās jums jau ir, tā jāparaksta, jāattiecina uz konkrētu personu un vēlāk jāspēj atrast. Katrs pabeigtais dokuments nes pilnu revīzijas taku un SHA-256 viltojumu atklājošu zīmogu, ko jebkurā brīdī var pārbaudīt atkārtoti — sk. mūsu drošības lapu. Parakstītājiem nekad nav vajadzīgs konts, un no viņiem nekad netiek iekasēta samaksa.

Kur mēs neesam īstā izvēle: mēs nepiedāvājam I-9 specifisku darbplūsmu. Ja jums vajadzīgs atbilstošs elektronisks I-9 process saskaņā ar 8 CFR 274a.2, vērtējiet to pret šo normu, nevis pret vispārīgu parakstīšanas funkcionalitāti. Un ja dokumentam saskaņā ar ES dalībvalsts tiesībām nepieciešams kvalificēts elektroniskais paraksts, tam vajadzīgs kvalificēts uzticamības pakalpojumu sniedzējs.

Biežāk uzdotie jautājumi

Vai darba piedāvājumu var parakstīt elektroniski?

Jā. Šajā ziņā tie ir parasti līgumi, un 15 U.S.C. § 7003 izņēmumu sarakstā to nav, tāpēc darbojas § 7001(a) vispārīgais noteikums.

Vai šķīrējtiesas vienošanos var parakstīt elektroniski?

Nekas ESIGN Act neizslēdz šķīrējtiesas vienošanās. Kad tās apstrīd, strīds parasti ir par attiecināšanu — pierādīt, ka darbinieks parakstīja — nevis par to, vai elektroniskais paraksts principā var būt spēkā; tieši tāpēc nozīme ir revīzijas takai aiz tā.

Vai veidlapu I-9 var parakstīt elektroniski?

Var, bet ne pēc vispārīgajiem elektroniskā paraksta noteikumiem. I-9 elektroniskai aizpildīšanai un glabāšanai jāatbilst 8 CFR 274a.2 standartiem, kuros ir atsevišķas prasības darbinieka parakstam (h) punktā un darba devēja parakstam (i) punktā, kā arī glabāšanas, dokumentēšanas un drošības pienākumi. Salīdziniet savu procesu ar šo normu.

Vai darbiniekiem jāpiekrīt elektroniskai parakstīšanai?

Īpašais piekrišanas mehānisms § 7001(c) attiecas uz informāciju, ko likums prasa sniegt patērētājam rakstveidā. Neatkarīgi no likuma piekrišana kārtot darījumus elektroniski ir viens no tiem elementiem, ko literatūra uzskata par izpildāma elektroniskā paraksta vispārīgu priekšnoteikumu: praksē šo izvēli skaidri fiksēt ir vienkārši labs pierādījums.

Vai elektroniski parakstītam darba līgumam vajadzīgs liecinieks?

Parasti nē: liecinieka prasības izriet no dokumenta veida un štata tiesībām, nevis no elektroniskā paraksta regulējuma. To aplūkojam rakstā Vai elektroniskajam parakstam vajadzīgs liecinieks vai notārs?

---

Šajā lapā tiesības tiek skaidrotas vispārīgi. Tas nav juridisks padoms un nevar pateikt, ko prasa tieši jūsu dokuments vai jurisdikcija. Par to jautājiet darba tiesību juristam savā jurisdikcijā.

Avoti: ESIGN Act, 15 U.S.C. § 7001 · § 7003, izņēmumi · § 7006, definīcijas · 8 CFR 274a.2 — pārbaude ar veidlapu I-9, elektroniska aizpildīšana un glabāšana