Нужен ли электронной подписи свидетель или нотариус?

На этой странице приводится то, что действительно написано в законах, со ссылкой на каждый источник. Право объясняется в общих чертах — это не юридическая консультация, и страница не может сказать, чего требует именно ваш документ. Для этого обратитесь к юристу в вашей юрисдикции.

Три вещи, которые часто смешивают

Прежде всего: это не одно и то же.

Свидетельствование — третье лицо видит, как вы подписываете, и подписывается само, удостоверяя, что видело это. Особых полномочий не требуется; свидетелем обычно выступает незаинтересованное совершеннолетнее лицо.

Нотариальное удостоверение — назначенный нотариус проверяет вашу личность, убеждается, что вы подписываете добровольно, и ставит собственные печать и подпись. В США notary public — публичное должностное лицо, назначаемое штатом.

Дистанционное онлайн-удостоверение (RON) — удостоверение по прямой аудио- и видеосвязи, а не в одном помещении. Это способ удостоверения, а не отдельный юридический акт.

О них часто говорят как о взаимозаменяемых. Это не так: они требуются в разных случаях, и большинству повседневных соглашений не нужно ни одно из них.

Большинству документов не нужно ни одно из них

Это ответ для большинства читателей. Обычные коммерческие и потребительские соглашения — договоры оказания услуг, соглашения о неразглашении, технические задания, предложения о работе, договоры купли-продажи, во многих штатах договоры аренды — имеют силу при наличии подписей одних лишь сторон.

Ни ESIGN Act, ни UETA не устанавливает требования о свидетеле или нотариусе. Это разрешающие законы: их задача — не допустить, чтобы электронному документу отказали в силе потому, что он электронный. Если такое требование существует, оно происходит из другого источника — специального закона об этом виде документов, формальных требований штата к конкретному инструменту или условия самого договора.

Поэтому практический вопрос звучит не «нужен ли электронной подписи нотариус?», а «нужен ли нотариус этому документу — хоть на бумаге, хоть на экране?». Если на бумаге ответ отрицательный, переход в электронную форму этого требования не создаёт.

Там, где удостоверение требуется, ESIGN Act решает вопрос прямо

Если закон требует нотариального удостоверения, федеральная норма предусматривает электронное совершение. 15 U.S.C. § 7001(g) устанавливает:

«Если закон, подзаконный акт или иная правовая норма требует, чтобы подпись или документ, относящийся к сделке в межштатной или внешней торговле либо затрагивающий её, был нотариально удостоверен, признан, засвидетельствован или совершён под присягой, это требование считается выполненным, если электронная подпись лица, уполномоченного совершать такие действия, вместе со всеми иными сведениями, включение которых требуется другим законом, подзаконным актом или правовой нормой, присоединена к подписи или документу либо логически с ними связана».

Отсюда следует два вывода.

Во-первых, на федеральном уровне требование нотариального удостоверения не является препятствием для электронного подписания. Норма прямо предполагает, что уполномоченное лицо подписывает электронно.

Во-вторых — и здесь чаще всего спотыкаются — § 7001(g) говорит, что требование может быть выполнено электронно. Он не уполномочивает конкретного нотариуса, не предписывает, как тот должен проверять личность, и не разрешает ему действовать дистанционно. Кто вправе удостоверять и по какой процедуре — вопрос права штата. Нотариусы назначаются штатами и связаны правилами назначившего их штата.

Дистанционное удостоверение регулируется каждым штатом отдельно

RON — когда нотариус и подписант находятся в разных местах и связаны прямой аудио- и видеосвязью — широко внедрено в США, однако полномочия, технические стандарты, требования к проверке личности, а также обязанности по ведению журнала и записи устанавливаются на уровне штатов и различаются.

Поскольку эта картина быстро менялась и продолжает меняться, мы намеренно не приводим здесь число штатов: любая цифра вскоре устареет, а устаревшие данные на правовой странице хуже, чем их отсутствие. Уточните текущее положение у Secretary of State вашего штата (или у соответствующего назначающего органа) — это в любом случае авторитетный источник.

Два практических замечания общего характера:

• Нотариус, как правило, связан правилами назначившего его штата, и обычно есть требования к тому, где он должен физически находиться во время совершения действия. Местонахождение подписанта штаты трактуют по-разному.
• RON почти всегда сопровождается особыми шагами проверки личности — обычно аутентификацией на основе знаний и анализом удостоверяющих документов — а также обязанностью записывать и хранить сессию. Это заметно строже обычного электронного подписания.

Если вашему документу требуется удостоверение, обычно нужен нотариус на платформе, созданной для нотариальных действий. Универсальное ПО для электронной подписи, включая Signatura, не является нотариальной службой и никого не делает нотариусом.

Требования о свидетелях вытекают из документа, а не из подписи

Общей федеральной нормы, требующей свидетельствования электронной подписи, не существует. Там, где свидетель требуется, это следует из права, регулирующего данный инструмент, и такие требования зачастую намного старше электронного подписания — поэтому на экране их бывает неудобно исполнить.

Завещания — самый наглядный пример. Они к тому же полностью исключены из ESIGN Act: 15 U.S.C. § 7003(a)(1) исключает «завещание, кодицилл или завещательный траст», так что разрешающая норма ESIGN Act их попросту не охватывает. Может ли завещание вообще быть подписано и засвидетельствовано электронно, целиком зависит от права штата, и штаты здесь существенно расходятся.

Другие категории, где свидетельствование или дополнительные формальности встречаются часто: отдельные документы по недвижимости, доверенности, медицинские распоряжения на будущее и некоторые семейно-правовые документы. Это различается по штатам и по видам документов — и это ровно тот вопрос, на который стоит потратить десять минут с юристом, а не строить догадки.

Полный перечень исключений ESIGN Act мы разбираем в материале Имеют ли электронные подписи юридическую силу?.

Что делать на практике

Начинайте с документа, а не с технологии. Спросите, каких формальностей этот инструмент требует на бумаге. Этот ответ почти всегда переносится.

Если ответ «никаких» — а так обстоит дело с большинством деловых соглашений — достаточно простой электронной подписи, и дальше важна доказательственная сторона: личность, отметки времени и запись, показывающая, что документ не менялся с момента подписания.

Если требуется удостоверение, привлеките нотариуса. Федеральное право разрешает ему действовать электронно; порядок определяет право штата.

Если требуется свидетель, проверьте, допускает ли ваш штат электронное свидетельствование именно для этого вида документа, прежде чем исходить из того, что допускает.

За пределами Соединённых Штатов

Формальные требования существенно различаются по странам и часто по видам документов. В Великобритании, например, действуют особые правила о свидетельствовании deeds. Канадские правила изложены в материале Законны ли электронные подписи в Канаде?, а уровневая система ЕС — в материале eIDAS: SES, AdES и QES.

Там, где документ должен быть засвидетельствован или удостоверен, это требование относится к национальному или провинциальному праву, а не к праву об электронной подписи.