Wie Sie ein Dokument an jemand anderen zum Unterzeichnen senden

Ein Dokument zur Unterschrift zu versenden ist eine andere Aufgabe, als selbst zu unterschreiben — und was schiefgeht, ist ebenfalls anderes. Selbst unterschreiben dauert zwei Minuten. Versenden ist eine kleine Choreografie: die richtigen Personen, in der richtigen Reihenfolge, mit den richtigen Feldern vor sich, und mit etwas Sinnvollem, das passiert, wenn eine davon es eine Woche lang ignoriert.

Hier der ganze Ablauf und die Entscheidungen, die man bewusst treffen sollte.

Die fünf Schritte

1. Laden Sie das Dokument hoch. PDF ist universell. Die meisten Tools nehmen auch DOCX und Bilder an und wandeln sie um, mit einem PDF am Ende.
2. Fügen Sie die Unterzeichnenden per E-Mail-Adresse hinzu. Jede Person ist eine eigene unterzeichnende Person mit Namen und Adresse. Das richtig zu machen zählt mehr als alles andere auf dieser Seite — es ist die häufigste Ursache für ein Dokument, das nie ankommt.
3. Wählen Sie die Reihenfolge. Alle gleichzeitig oder nacheinander. Siehe unten.
4. Platzieren Sie die Felder jeder Person. Signatur, Initialen, Datum, Text, Kontrollkästchen — einer bestimmten Person zugewiesen, nicht allgemein gelassen. Ein Feld ohne Eigentümer ist ein Feld, das niemand ausfüllt.
5. Senden Sie. Jede Person erhält eine E-Mail mit einem sicheren Link und unterschreibt im Browser.

Das war es. Der Rest dieser Seite handelt davon, was dabei schiefgeht.

Sequenziell oder parallel?

Parallel — alle erhalten es gleichzeitig. Richtig, wenn die Unterzeichnenden gleichrangig sind und die Reihenfolge nichts bedeutet: zwei Mitgründerinnen, drei Mitbewohner bei einem Mietvertrag, eine gegenseitige Geheimhaltungsvereinbarung.

Sequenziell — die zweite Person wird erst eingeladen, wenn die erste unterschrieben hat. Richtig, wenn die Reihenfolge etwas bedeutet:

• Eine vorgesetzte Person gibt frei, bevor das Dokument zur Gegenseite geht.
• Ein Bürge unterschreibt erst nach den Hauptbeteiligten.
• Ihre eigene Gegenzeichnung kommt zuletzt, damit Sie nicht Ihrer eigenen Unterschrift hinterherlaufen.

Faustregel: Wenn die Entscheidung einer Person davon abhängen sollte, dass sie sieht, dass jemand anderes bereits unterschrieben hat, dann sequenziell. Sonst ist parallel schneller und Sie sind früher fertig.

Empfängerinnen in Kopie sind eine dritte Kategorie: Personen, die das fertige Dokument erhalten sollen, aber nicht unterschreiben. Die Buchhaltung, eine Maklerin, die Rechtsabteilung der Gegenseite.

Was die unterzeichnende Person tatsächlich bekommt

Das lohnt zu wissen, denn davon hängt ab, ob sie den Vorgang abschließt.

Sie erhält eine E-Mail mit einem Link. Ein Klick öffnet das Dokument im Browser. Sie füllt ihre Felder aus, unterschreibt und bestätigt. Kein Konto anzulegen, keine Software zu installieren, keine Kosten für sie — wenn ein Tool von der Person, an die Sie senden, eine Kreditkarte verlangt, ist das ein Grund, ein anderes zu nehmen.

Auf dem Telefon sollte das so gut funktionieren wie auf dem Laptop, denn ein erheblicher Teil der Unterzeichnenden öffnet es auf dem Telefon. Geführte Schritte, die jemanden Feld für Feld weitertragen, zählen mehr, als es klingt: Der übliche Fehlschlag ist nicht die Verweigerung, sondern jemand, der zwei Felder ausfüllt, ein drittes weiter unten übersieht und den Tab in dem Glauben schließt, fertig zu sein.

Nach dem Versand

Mit dem Versand endet Ihre Kontrolle nicht, und hier unterscheiden sich Tools am stärksten.

• Erinnerungen. Automatische Anstöße in dem Rhythmus, den Sie festlegen, schlagen das Daran-Denken.
• Ein Ablaufdatum. Ein Signaturfenster, das sich selbst schließt, verhindert, dass ein altes Dokument Monate später unterschrieben wird.
• Eine falsche E-Mail-Adresse korrigieren. Der häufigste Fehler. Die Adresse berichtigen und erneut senden zu können, statt zu widerrufen und das ganze Dokument neu aufzubauen, ist der Unterschied zwischen zehn Sekunden und zehn Minuten.
• Widerrufen, bearbeiten und erneut senden. Für den Fall, dass das Dokument selbst falsch war.
• Ablehnen und Änderungen erbitten. Wer nicht einverstanden ist, sollte das im Tool sagen können, statt eine separate E-Mail-Auseinandersetzung zu beginnen, die Sie danach zusammenführen müssen.

Wenn es schiefgeht

„Sie hat es nie bekommen.“ Prüfen Sie zuerst die Adresse, dann den Spam-Ordner. Ein erkennbarer Absendername und eine erkennbare Adresse helfen; der Person anzukündigen, dass es kommt, ebenfalls.

„Es steht da, jemand anderes habe schon unterschrieben.“ Bei sequenziellem Ablauf ist das erwartbar — sie sieht, dass die vorherige Person ihren Teil abgeschlossen hat.

„Sie hat unterschrieben, aber ein Feld ist leer.“ Fast immer ein nicht zugewiesenes oder optionales Feld. Weisen Sie jedes Feld einer bestimmten Person zu und markieren Sie die wirklich erforderlichen als Pflichtfelder.

„Wir müssen nach dem Versand eine Klausel ändern.“ Widerrufen und die korrigierte Fassung erneut senden. Dass ein Tool das stille Bearbeiten eines bereits versandten und teilweise unterschriebenen Dokuments erlaubt, ist nicht wünschenswert — die zuvor unterschriebene und die neue Fassung wären nicht mehr dieselbe Vereinbarung.

Ist ein so unterzeichnetes Dokument rechtsverbindlich?

Ja, zu denselben Bedingungen wie ein mit Tinte unterschriebenes. Nach dem ESIGN Act und der UETA in den USA sowie eIDAS in der EU wird einer Signatur die Wirkung nicht abgesprochen, weil sie elektronisch ist. Es kommt auf den Signaturwillen an, auf die Zurechnung zur unterzeichnenden Person, auf die Einwilligung in die elektronische Abwicklung und auf die Möglichkeit, das Dokument aufzubewahren.

Die praktische Folge: Der Wert liegt im Beweis. Ein fertiges Dokument sollte einen Audit-Trail mitbringen, der zeigt, wer wann und von wo unterschrieben hat, und ein manipulationssicheres Siegel, damit spätere Änderungen erkennbar sind. Die Anforderungen behandeln wir in Sind elektronische Signaturen rechtsverbindlich? und die Begriffe in elektronische Signatur und digitale Signatur.

Wo Signatura passt

Das ist genau die Aufgabe, für die Signatura gebaut ist. Unbegrenzt viele Unterzeichnende in sequenzieller oder paralleler Reihenfolge mit Empfängern in Kopie, Felder pro Person aus allen 8 Feldtypen zugewiesen, automatische Erinnerungen in dem Rhythmus, den Sie wählen, sich selbst schließende Signaturfenster und volle Kontrolle nach dem Versand: widerrufen, bearbeiten und erneut senden oder eine falsche E-Mail-Adresse korrigieren. Unterzeichnende können ablehnen oder Änderungen erbitten, nicht nur unterschreiben. Jedes abgeschlossene Dokument trägt einen vollständigen Audit-Trail und ein manipulationssicheres SHA-256-Siegel — siehe unsere Sicherheitsseite.

Unterzeichnende brauchen nie ein Konto und zahlen nie. Wenn Sie nur selbst etwas unterschreiben müssen, ist das die andere Hälfte der Aufgabe, und wir behandeln sie in wie Sie ein PDF online unterschreiben.

Häufig gestellte Fragen

Braucht die unterzeichnende Person ein Konto?

Nein. Bei den meisten Tools erhält sie einen Link per E-Mail und unterschreibt im Browser. Nur wer versendet, braucht ein Konto.

Kann ich ein Dokument an mehrere Personen gleichzeitig senden?

Ja. Fügen Sie jede als eigene unterzeichnende Person hinzu und wählen Sie dann parallel, damit alle es zusammen erhalten, oder sequenziell, damit es der Reihe nach geht.

Was, wenn ich es an die falsche Adresse gesendet habe?

Korrigieren Sie die Adresse und senden Sie erneut. Ein gutes Tool lässt Sie eine Empfängerin berichtigen, ohne zu widerrufen und das Dokument neu aufzubauen; ein schlechtes zwingt Sie, von vorn zu beginnen.

Kann ich sehen, ob sie es geöffnet haben?

Ja — der Audit-Trail hält die Aktionen am Dokument fest, und daran erkennen Sie auch, ob Sie nachfassen oder warten sollten.

Welche Dateitypen kann ich senden?

PDF ist universell. Viele Tools, Signatura eingeschlossen, nehmen auch DOCX und Bilddateien an und wandeln sie um, mit einem versiegelten PDF am Ende. Sie senden eine Word-Datei? Siehe wie Sie ein Word-Dokument elektronisch unterschreiben.

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