Como enviar um documento para outra pessoa assinar

Enviar um documento para assinatura é um trabalho diferente de assiná-lo você mesmo, e o que dá errado também é diferente. Assinar você mesmo leva dois minutos. Enviar é uma pequena coreografia: as pessoas certas, na ordem certa, vendo os campos certos, com algo sensato acontecendo quando uma delas ignora por uma semana.

Este é o processo inteiro, e as decisões que vale tomar de propósito.

Os cinco passos

1. Envie o documento. PDF é universal. A maioria das ferramentas também aceita DOCX e imagens e converte, entregando um PDF no final.
2. Adicione os signatários por e-mail. Cada pessoa é um signatário separado, com nome e endereço próprios. Acertar isso importa mais do que qualquer outra coisa na tela — é a causa mais comum de um documento que nunca chega.
3. Escolha a ordem. Todos ao mesmo tempo, ou um após o outro. Veja abaixo.
4. Posicione os campos de cada pessoa. Assinatura, rubrica, data, texto, caixa de seleção — atribuídos a um signatário específico, não deixados genéricos. Um campo sem dono é um campo que ninguém preenche.
5. Envie. Cada signatário recebe um e-mail com um link seguro e assina no navegador.

É isso. O resto desta página é sobre o que as pessoas erram.

Sequencial ou paralelo?

Paralelo — todos recebem ao mesmo tempo. É o certo quando os signatários são iguais e a ordem não significa nada: dois sócios fundadores, três colegas de apartamento numa locação, um acordo de confidencialidade mútuo.

Sequencial — a segunda pessoa só é convidada depois que a primeira assinar. É o certo quando a ordem carrega significado:

• Um gestor aprova antes de o documento seguir para a contraparte.
• Um fiador só assina depois das partes principais.
• Sua própria contra-assinatura vem por último, para você não ficar correndo atrás da própria assinatura.

A regra prática: se a decisão de alguém deve depender de ver que outra pessoa já assinou, use sequencial. Caso contrário, o paralelo é mais rápido e termina antes.

Destinatários em cópia são uma terceira categoria: pessoas que devem receber o documento concluído mas não assinam. Um contador, um corretor, o jurídico do outro lado.

O que o signatário realmente recebe

Vale saber, porque é isso que determina se ele conclui ou não.

Ele recebe um e-mail com um link. Ao clicar, o documento abre no navegador. Ele preenche seus campos, assina e confirma. Não há conta a criar, nem software a instalar, nem cobrança para ele — se uma ferramenta pede cartão de crédito à pessoa para quem você está enviando, isso é motivo para usar outra ferramenta.

No celular isso deve funcionar tão bem quanto no notebook, porque boa parte dos signatários vai abrir no celular. Etapas guiadas que levam alguém campo a campo importam mais do que parece: a falha comum não é a recusa, é o signatário que preenche dois campos, pula um terceiro mais abaixo e fecha a aba achando que terminou.

Depois de enviar

Enviar não é o fim do seu controle, e é aqui que as ferramentas mais diferem.

• Lembretes. Cutucadas automáticas na frequência que você define superam lembrar de cobrar.
• Data de expiração. Uma janela de assinatura que se fecha sozinha evita que um documento velho seja assinado meses depois.
• Corrigir um e-mail errado. O erro mais comum. Poder corrigir o endereço e reenviar, em vez de anular e reconstruir o documento inteiro, é a diferença entre dez segundos e dez minutos.
• Anular, editar e reenviar. Para quando o próprio documento estava errado.
• Recusar e pedir alterações. Quem discorda deve poder dizer isso dentro da ferramenta, em vez de abrir uma discussão paralela por e-mail que você depois terá de reconciliar.

Quando dá errado

“Ele nunca recebeu.” Confira o endereço primeiro, depois a caixa de spam. Enviar de um nome e endereço reconhecíveis ajuda; avisar a pessoa de que vai chegar também.

“Diz que outra pessoa já assinou.” Em envio sequencial, isso é esperado — ele está vendo que o signatário anterior concluiu a parte dele.

“Assinou, mas um campo ficou vazio.” Quase sempre um campo não atribuído ou opcional. Atribua todos os campos a um signatário específico e marque como obrigatórios os que realmente são.

“Precisamos mudar uma cláusula depois de enviar.” Anule e reenvie a versão corrigida. Não é desejável que uma ferramenta permita editar em silêncio um documento já enviado e parcialmente assinado — a versão assinada antes e a nova deixariam de ser o mesmo acordo.

Um documento assinado assim é juridicamente vinculante?

Sim, nos mesmos termos de um assinado à tinta. Sob a ESIGN Act e a UETA nos EUA, e o eIDAS na UE, não se nega efeito a uma assinatura por ela ser eletrônica. O que importa é a intenção de assinar, a atribuição ao signatário, o consentimento para transacionar eletronicamente e a possibilidade de reter o documento.

O corolário prático: o valor está na prova. Um documento concluído deve vir com uma trilha de auditoria mostrando quem assinou, quando e de onde, e um selo à prova de adulteração para que mudanças posteriores sejam detectáveis. Tratamos dos requisitos em As assinaturas eletrônicas são juridicamente vinculantes? e da terminologia em assinatura eletrônica e assinatura digital.

Onde a Signatura se encaixa

Este é exatamente o trabalho para o qual a Signatura foi feita. Signatários ilimitados em ordem sequencial ou paralela com destinatários em cópia, campos atribuídos por signatário entre os 8 tipos disponíveis, lembretes automáticos na frequência que você escolher, janelas de assinatura que se fecham sozinhas e controle total depois do envio: anular, editar e reenviar, ou corrigir um e-mail errado. Signatários podem recusar ou pedir alterações, não apenas assinar. Cada documento concluído carrega uma trilha de auditoria completa e um selo SHA-256 à prova de adulteração — veja nossa página de segurança.

Quem assina nunca precisa de conta e nunca paga. Se você só precisa assinar algo por conta própria, essa é a outra metade do trabalho e tratamos dela em como assinar um PDF on-line.

Perguntas frequentes

Quem assina precisa de conta?

Não. Na maioria das ferramentas, o signatário recebe um link por e-mail e assina no navegador. Só quem envia precisa de conta.

Posso enviar um documento para várias pessoas de uma vez?

Sim. Adicione cada uma como signatário separado e escolha o encaminhamento paralelo para que recebam juntas, ou sequencial para que chegue na ordem.

E se eu enviei para o e-mail errado?

Corrija o endereço e reenvie. Uma boa ferramenta permite corrigir um destinatário sem anular e reconstruir o documento; uma ruim faz você começar de novo.

Consigo ver se abriram?

Sim — a trilha de auditoria registra as ações feitas no documento, e é também isso que diz se vale cobrar ou esperar.

Que tipos de arquivo posso enviar?

PDF é universal. Muitas ferramentas, a Signatura inclusive, também aceitam DOCX e imagens e convertem, entregando um PDF selado no final. Vai enviar um arquivo do Word? Veja como assinar um documento do Word eletronicamente.

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