Kā nosūtīt dokumentu parakstīšanai citai personai

Nosūtīt dokumentu parakstīšanai ir cits darbs nekā parakstīt pašam, un arī tas, kas noiet greizi, ir citāds. Parakstīt pašam ir divu minūšu uzdevums. Nosūtīšana ir neliela horeogrāfija: pareizie cilvēki, pareizā secībā, redzot pareizos laukus, un ar kaut ko saprātīgu, kas notiek, kad viens no viņiem nedēļu to ignorē.

Šeit ir viss process un lēmumi, ko vērts pieņemt apzināti.

Pieci soļi

1. Augšupielādējiet dokumentu. PDF ir universāls. Lielākā daļa rīku pieņem arī DOCX un attēlus un tos pārveido, beigās izsniedzot PDF.
2. Pievienojiet parakstītājus pēc e-pasta adreses. Katra persona ir atsevišķs parakstītājs ar savu vārdu un adresi. To izdarīt pareizi ir svarīgāk par visu pārējo šajā ekrānā — tas ir visbiežākais iemesls dokumentam, kas nekad nepienāk.
3. Izvēlieties secību. Visiem vienlaikus vai cits pēc cita. Sk. tālāk.
4. Izvietojiet katras personas laukus. Paraksts, iniciāļi, datums, teksts, izvēles rūtiņa — piešķirti konkrētam parakstītājam, nevis atstāti vispārīgi. Lauks bez īpašnieka ir lauks, ko neviens neaizpilda.
5. Nosūtiet. Katrs parakstītājs saņem e-pastu ar drošu saiti un paraksta savā pārlūkā.

Tas arī viss. Pārējā lapas daļa ir par to, ko cilvēki izdara nepareizi.

Secīgi vai paralēli?

Paralēli — visi saņem vienlaikus. Pareizi, kad parakstītāji ir līdzvērtīgi un secībai nav nozīmes: divi līdzdibinātāji, trīs istabas biedri nomas līgumā, savstarpēja konfidencialitātes vienošanās.

Secīgi — otro personu uzaicina tikai tad, kad pirmā ir parakstījusi. Pareizi, kad secība nes jēgu:

• Vadītājs apstiprina, pirms dokuments aiziet darījuma partnerim.
• Galvotājs paraksta tikai pēc pamatpusēm.
• Jūsu pašu pretparaksts nāk pēdējais, lai jums nebūtu jādzenas pakaļ savam parakstam.

Īkšķa likums: ja kāda lēmumam vajadzētu būt atkarīgam no tā, ka viņš redz kāda cita parakstu, izvēlieties secīgu virzību. Citos gadījumos paralēlā ir ātrāka un ļauj pabeigt agrāk.

Kopijas saņēmēji ir trešā kategorija: cilvēki, kuriem jāsaņem pabeigtais dokuments, bet kuri to neparaksta. Grāmatvedis, brokeris, otras puses jurists.

Ko parakstītājs patiesībā saņem

To vērts zināt, jo tieši no tā ir atkarīgs, vai viņš pabeigs.

Viņš saņem e-pastu ar saiti. Uzklikšķinot dokuments atveras viņa pārlūkā. Viņš aizpilda savus laukus, paraksta un apstiprina. Konts nav jāveido, programmatūra nav jāinstalē, un maksas viņam nav — ja rīks prasa kredītkarti tam, kam jūs sūtāt, tas ir iemesls izmantot citu rīku.

Telefonā tam jāstrādā tikpat labi kā klēpjdatorā, jo ievērojama daļa parakstītāju atvērs dokumentu telefonā. Vadīti soļi, kas ved cilvēku no lauka uz lauku, nozīmē vairāk, nekā izklausās: ierastā neveiksme nav atteikums, bet parakstītājs, kurš aizpilda divus laukus, palaiž garām trešo zemāk un aizver cilni, domādams, ka pabeidzis.

Pēc nosūtīšanas

Nosūtīšana nav jūsu kontroles beigas, un tieši šeit rīki atšķiras visvairāk.

• Atgādinājumi. Automātiski pamudinājumi pēc jūsu izvēlēta grafika ir labāki nekā atcerēties pašam.
• Derīguma termiņš. Parakstīšanas logs, kas aizveras pats, neļauj novecojušu dokumentu parakstīt mēnešus vēlāk.
• Nepareizas e-pasta adreses labošana. Visbiežākā kļūda. Iespēja izlabot adresi un nosūtīt atkārtoti, nevis anulēt un pārbūvēt visu dokumentu, ir starpība starp desmit sekundēm un desmit minūtēm.
• Anulēt, rediģēt un nosūtīt atkārtoti. Gadījumam, kad nepareizs bija pats dokuments.
• Noraidīt un pieprasīt izmaiņas. Tam, kurš nepiekrīt, vajadzētu to pateikt rīkā, nevis sākt atsevišķu e-pasta sarunu, kas jums pēc tam jāsavieno kopā.

Kad kaut kas noiet greizi

„Viņš to nekad nesaņēma.“ Vispirms pārbaudiet adresi, tad viņa surogātpasta mapi. Palīdz sūtīšana no atpazīstama vārda un adreses; palīdz arī brīdināt cilvēku, ka tas pienāks.

„Rakstīts, ka kāds cits jau parakstījis.“ Secīgā virzībā tas ir gaidāms — viņš redz, ka iepriekšējais parakstītājs pabeidza savu daļu.

„Parakstīja, bet viens lauks palicis tukšs.“ Gandrīz vienmēr tas ir nepiešķirts vai neobligāts lauks. Piešķiriet katru lauku konkrētam parakstītājam un atzīmējiet kā obligātus tos, kas patiešām tādi ir.

„Pēc nosūtīšanas jāmaina viens punkts.“ Anulējiet un nosūtiet laboto versiju. Tas, ka rīks klusi ļauj rediģēt jau nosūtītu un daļēji parakstītu dokumentu, nav vēlams — iepriekš parakstītā un jaunā versija vairs nebūtu viens un tas pats līgums.

Vai šādi parakstīts dokuments ir juridiski saistošs?

Jā, ar tādiem pašiem nosacījumiem kā ar tinti parakstīts. Saskaņā ar ESIGN Act un UETA ASV un eIDAS ES parakstam neatsaka spēku tāpēc, ka tas ir elektronisks. Nozīme ir nodomam parakstīt, attiecināšanai uz parakstītāju, piekrišanai kārtot darījumus elektroniski un iespējai dokumentu saglabāt.

Praktiskais secinājums: vērtība ir pierādījumā. Pabeigtam dokumentam būtu jānāk ar revīzijas taku, kas rāda, kas parakstīja, kad un no kurienes, un ar viltojumu atklājošu zīmogu, lai vēlākas izmaiņas būtu pamanāmas. Prasības aplūkojam rakstā Vai elektroniskie paraksti ir juridiski saistoši?, bet terminoloģiju — rakstā elektroniskais paraksts un ciparparaksts.

Kur iederas Signatura

Tas ir tieši tas darbs, kuram Signatura ir veidota. Neierobežots parakstītāju skaits secīgā vai paralēlā secībā ar kopijas saņēmējiem, lauki piešķirti katram parakstītājam no visiem 8 veidiem, automātiski atgādinājumi jūsu izvēlētā ritmā, paši aizveroties parakstīšanas logi un pilna kontrole pēc nosūtīšanas: anulēt, rediģēt un nosūtīt atkārtoti vai izlabot nepareizu e-pasta adresi. Parakstītāji var noraidīt vai pieprasīt izmaiņas, ne tikai parakstīt. Katrs pabeigtais dokuments nes pilnu revīzijas taku un SHA-256 viltojumu atklājošu zīmogu — sk. mūsu drošības lapu.

Parakstītājiem nekad nav vajadzīgs konts, un no viņiem nekad netiek iekasēta samaksa. Ja jums jāparaksta kaut kas pašam, tā ir darba otra puse, un to aplūkojam rakstā kā parakstīt PDF tiešsaistē.

Biežāk uzdotie jautājumi

Vai tam, kas paraksta, vajadzīgs konts?

Nē. Lielākajā daļā rīku parakstītājs saņem saiti e-pastā un paraksta pārlūkā. Konts vajadzīgs tikai tam, kurš sūta.

Vai varu nosūtīt vienu dokumentu vairākiem cilvēkiem uzreiz?

Jā. Pievienojiet katru kā atsevišķu parakstītāju un izvēlieties paralēlo virzību, lai viņi saņemtu kopā, vai secīgo, lai tas nonāktu pie viņiem pēc kārtas.

Ko darīt, ja nosūtīju uz nepareizu adresi?

Izlabojiet adresi un nosūtiet atkārtoti. Labs rīks ļauj izlabot saņēmēju, neanulējot un nepārbūvējot dokumentu; slikts liek sākt no jauna.

Vai varu redzēt, vai viņi to atvēruši?

Jā — revīzijas taka fiksē ar dokumentu veiktās darbības, un tieši tā arī pasaka, vai atgādināt vai pagaidīt.

Kādus failu veidus varu sūtīt?

PDF ir universāls. Daudzi rīki, tostarp Signatura, pieņem arī DOCX un attēlu failus un tos pārveido, beigās izsniedzot aizzīmogotu PDF. Sūtāt Word failu? Sk. kā parakstīt Word dokumentu elektroniski.

---

Vai esat gatavs to izmēģināt? Sāciet Signatura bezmaksas izmēģinājumu vai izlasiet par to, kā mēs nodrošinām dokumentu drošību.